dnes je 10.4.2020
Input:

Účtovanie cestovných náhrad pri zahraničnej pracovnej ceste v roku 2020

6.2.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2020.02.1.2 Účtovanie cestovných náhrad pri zahraničnej pracovnej ceste v roku 2020

Zuzana Sidorová, Tax Manager, Crowe Advartis Tax, k.s.

Všeobecné vymedzenia okolností zahraničnej pracovnej cesty

V podnikateľských podmienkach upravuje pracovnú cestu zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“). Vymedzuje konkrétne pojmy a všeobecné podmienky, súvisiace s pracovnou cestou, a rovnako upravuje náhrady, na ktoré vzniká nárok vybraným osobám pri tuzemských a zahraničných pracovných cestách.

Osobami, ktoré podliehajú úprave zákona o cestovných náhradách sú:

  • zamestnanci v pracovnom pomere alebo v štátnozamestnaneckom pomere;

  • členovia družstiev, ak podľa stanov podmienkou členstva je aj pracovný vzťah;

  • fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté;

  • osoby vymenované alebo zvolené do orgánov v právnickej osobe, pričom nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu;

  • osoby, ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu, ak je to dohodnuté;

  • osoby, o ktorých to ustanovuje zákon o cestovných náhradách alebo osobitný predpis.

Pre všetky vyššie uvedené osoby používa zákon o cestovných náhradách pojem „zamestnanec“.

V zmysle zákona o cestovných náhradách je pracovná cesta definovaná ako čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty v pravidelnom pracovisku.

Pravidelným pracoviskom zamestnanca sa rozumie miesto výkonu práce, ktoré je písomne dohodnuté so zamestnancom. V prípade, ak takéto miesto dohodnuté nie je, pravidelným pracoviskom je miesto výkonu práce, ktoré je dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. V prípade častej zmeny pracoviska, ktorá vyplýva z osobitnej povahy povolania (napr. vodiči), môže byť za pravidelné pracovisko dohodnuté aj miesto pobytu zamestnanca.

Zahraničná pracovná cesta je podľa zákona o cestovných náhradách čas pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty. Zahraničie je územie, ktoré je mimo Slovenska. V zmysle zákona o cestovných náhradách sa moment, kedy zamestnanec vstupuje do zahraničia, určuje podľa spôsobu prepravy. V prípade cesty autom alebo vlakom vstupuje zamestnanec do zahraničia momentom prechodu slovenskej štátnej hranice. V prípade leteckej dopravy je týmto momentom, ktorým je odlet a prílet lietadla podľa letového poriadku. V prípade dopravy loďou je rozhodujúci príchod a odchod lode z prístavu, v ktorom sa vykonáva vstupná a výstupná hraničná kontrola.

Zamestnancovi vyslanému na zahraničnú pracovnú cestu patrí náhrada preukázaných cestovných výdavkov, výdavkov za ubytovanie, stravné, náhrada preukazne vynaložených vedľajších výdavkov, náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny, náhrada preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí, náhrada výdavkov za povinné očkovanie a odporúčané očkovanie.

Zamestnanec je povinný všetky výdavky na pracovnú cestu riadne preukázať dokladmi o úhrade a zúčtovať ich prostredníctvom cestovného príkazu. Forma cestovného príkazu nie je zákonom určená.

Dokladmi sa nepreukazujú výdavky na stravné, suma základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách, ak sa zamestnanec a zamestnávateľ dohodli, že zamestnanec vykoná pracovnú cestu svojím súkromným motorovým vozidlom a vreckové pri zahraničných pracovných cestách. Tieto náhrady sa priznávajú na základe cestovného príkazu a vyúčtovania pracovných ciest, ktoré preukazujú oprávnenosť vykonania pracovných ciest a nárok na uvedené výdavky. V prípade, že zamestnávateľ hradil niektoré cestovné výdavky pred nástupom zamestnanca na pracovnú cestu, neuvádza zamestnanec tieto výdavky na cestovnom príkaze.

Zákon o cestovných náhradách ustanovuje len všeobecné podmienky poskytovania cestovných náhrad, a preto konkrétne pravidlá a zásady pri poskytovaní cestovných náhrad je potrebné prispôsobiť v internej smernici zamestnávateľa na jeho špecifické podmienky. Táto by mala obsahovať napríklad:

  • vymedzenie spôsobu a podmienok prepravy: využívanie súkromných alebo služobných motorových vozidiel, vlakovej dopravy (I., II. trieda), leteckej prepravy (určenie limitu ceny (letenky), ubytovania (určenie limitu ubytovania) a pod.;

  • určenie podmienok, za ktorých sa poskytuje vreckové, sťahovacie výdavky;

  • poskytovanie preddavkov a ich forma (napr. v hotovosti, prevodom na bankový účet, zapožičanie karty zamestnávateľa);

  • poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí (kto dojednáva a uhrádza poistenie, určenie poisťovne, s ktorou je možné predmetné poistenie uzatvoriť);

  • náhrady výdavkov za povinné alebo odporúčané očkovanie zamestnanca, ktorý je vyslaný do tropických, resp. zdravotne obťažných oblastí;

  • podmienky poskytovania cestovných náhrad v zmysle zákona o cestovných náhradách u zamestnancov, ktorých častá zmena pracoviska vyplýva z charakteru vykonávanej práce (napr. vodiči kamiónovej dopravy, vodiči autobusovej, železničnej dopravy);

  • určenie oprávnenej osoby, ktorá môže vyslať zamestnanca na pracovnú cestu;

  • spôsob a lehota vyúčtovania pracovnej cesty;

  • doklady, ktoré je zamestnanec povinný predložiť.

Zamestnávateľ vysielajúci zamestnanca na pracovnú cestu je povinný podľa zákona o cestovných náhradách písomne určiť nasledovné podmienky pracovnej cesty:

  • miesto nástupu na pracovnú cestu, ktorým je zvyčajne miesto pravidelného pracoviska;

  • konkrétne miesto výkonu práce na pracovnej ceste;

  • čas trvania pracovnej cesty, určený konkrétnym dňom a presnou hodinou nástupu na pracovnú cestu a predpokladaným dňom skončenia pracovnej cesty;

  • spôsob dopravy pri pracovnej ceste, určený dopravným prostriedkom, ktorý má zamestnanec použiť (autobus, vlak, lietadlo, služobné alebo vlastné motorové vozidlo, taxi, miestna verejná hromadná doprava). Pri použití cestného motorového vozidla iného než vozidla zamestnávateľa je potrebné so zamestnancom uzatvoriť písomnú dohodu o použití cestného motorového vozidla;

  • miesto skončenia pracovnej cesty.

Účtovníctvo

Cestovné náhrady, o ktorých účtuje zamestnávateľ v sústave podvojného účtovníctva, sa v zmysle opatrenia MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v z. n. p. (ďalej len: „postupy účtovania PÚ“), účtujú na účet 512 – Cestovné.

Náklady súvisiace s cestovným náhradami sa účtujú súvzťažne s pohľadávkami a záväzkami voči zamestnancom. Podľa § 51 ods. 2 a ods. 3 postupov účtovania v PÚ sa:

  • na účte 333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom účtujú rôzne záväzky voči zamestnancom, napríklad nárok zamestnancov na náhradu cestovných výdavkov,

  • na účte 335 – Pohľadávky voči zamestnancom účtujú rôzne pohľadávky voči zamestnancom, napríklad poskytnuté preddavky na cestovné výdavky, preddavky na vyúčtovanie, uplatnenie náhrady voči zamestnancovi.

Z pohľadu účtovania (zahraničných) pracovných ciest a cestovných náhrad je rozhodujúce:

  • stanoviť deň uskutočnenia účtovného prípadu;

  • správne prepočítať cestovné náhrady a preddavky, ak sa poskytujú v cudzej mene, t. j. v inej mene ako v mene euro.

Dňom uskutočnenia účtovného prípadu podľa § 2 ods. 1 postupov účtovania v PÚ je deň splnenia dodávky, platby záväzku, inkasa pohľadávky, započítania pohľadávky, postúpenia pohľadávky, prevzatia dlhu, poskytnutia a prijatia preddavku, úhrady úveru alebo pôžičky poskytnutím nového úveru alebo pôžičky, zistenia manka na majetku a záväzkoch, schodku, prebytku majetku, škody na majetku, vkladu do obchodnej spoločnosti a družstva, pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky a deň zistenia ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo z vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali a účtovná jednotka má k dispozícii potrebné podklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti. Pri pracovných cestách nie je osobitne určený moment uskutočnenia účtovného prípadu. Je na rozhodnutí účtovnej jednotky, aby si zvolila kritériá na stanovenie tohto dňa prostredníctvom internej smernice, čím sa zvolený postup stane pre ňu záväzným. Najčastejšie sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad považuje deň predloženia vyúčtovania cestovných náhrad, ktorých súčasťou sú všetky poklady týkajúce sa služobnej cesty.

Povinnosti zamestnanca po skončení pracovnej cesty ustanovuje § 36 ods. 7 ZCN zákona o cestovných náhradách. Podľa tohto ustanovenia je zamestnanec